Privacy Statement

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN ONLINE AFSPRAAK.


1. DEFINITIES:

"Persoonsgegevens":

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar natuurlijk persoon wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

"Verwerking":

een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op welke andere wijze ook ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

"Verwerkingsverantwoordelijke":

een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

"Verwerker":

een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

"Ontvanger":

een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.

"Derde":

een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

"Algemene Verordening Gegevensbescherming":

De EU-verordening 2016/679 van het Europees Parlement en van de Raad van 27 april 2016 met betrekking tot de bescherming van natuurlijke personen inzake de verwerking van persoonsgegevens en de vrije verspreiding van deze gegevens. Afkorting: AVG of GDPR (General Data Protection Regulation)


2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE:

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader online afspraken in de Belgische diplomatieke en consulaire posten of bij de dienst Legalisatie te Brussel is:

De Minister van Buitenlandse Zaken, vertegenwoordigd door de Directeur-generaal voor Consulaire zaken.

Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken

Directie-generaal Consulaire Zaken

Ter attentie van de heer Directeur-generaal

Karmelietenstraat 15

1000 Brussel

België


3. DE FUNCTIONARIS VOOR DE GEGEVENSBESCHERMING ("DPO"):

Taken van de "DPO" (Data Protection Officer):

De "DPO" kan gecontacteerd worden door de betrokken personen van wie gegevens door de FOD Buitenlandse Zaken worden verwerkt in het kader van een online afspraak, over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun gegevens, en meer in het bijzonder:

  • de doeleinden van de gegevensverwerking;
  • de rechtsgrond van de verwerking;
  • de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
  • de categorieën van ontvangers van persoonsgegevens;
  • of persoonsgegevens worden overgedragen aan derde landen en welke de passende waarborgen zijn;
  • de periode van opslag van persoonsgegevens;
  • of er sprake is van geautomatiseerde gegevensverwerking; of het recht om verbeteringen te vragen;
  • het recht op rechtzetting
  • het recht om het uitwissen van gegevens en de beperking van de verwerking ervan te vragen;
  • het recht om zich tegen de verwerking te verzetten.
Contactgegevens van de "DPO": :

U kan de "DPO" van de Directie-generaal Consulaire Zaken contacteren:

  • via het webformulier
  • per email: dpo.dgc@diplobel.fed.be
  • per briefwisseling:

    Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken

    Directie-generaal Consulaire Zaken

    Ter attentie van de functionaris voor de gegevensbescherming

    Karmelietenstraat 15

    1000 Brussel

    België


4. VERZAMELDE PERSOONSGEGEVENS:

De persoonsgegevens die rechtstreeks bij u verzameld worden, zijn:

  • Naam
  • Voornaam
  • E-mailadres

5. DOELSTELLINGEN VAN DE VERWERKING:

Conform artikel 6 van de « GDPR », verzamelt en gebruikt de Directie-generaal Consulaire Zaken enkel uw persoonsgegevens die nodig zijn:

  • Om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  • Voor de vervulling van een taak van algemeen belang dan wel voor een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag;
  • Op basis van uw toestemming betreffende de verwerkingen die u worden voorgesteld bovenop onze wettelijke opdrachten namelijk het behandelen en vastleggen van een afspraak bij een Belgische diplomatieke of consulaire post of bij de dienst Legalisatie te Brussel.

6. ONTVANGERS VAN DE GEGEVENS:

De persoonsgegevens die u betreffen en door de Directie-generaal Consulaire Zaken zijn verzameld en verwerkt worden enkel aan de gemachtigde personeelsleden van de Belgische diplomatieke of consulaire post of aan de dienst Legalisatie te Brussel meegedeeld.


7. BEWAARTERMIJN VAN DE GEGEVENS:

  • Indien u niet bent ingeschreven in de consulaire bevolkingsregisters, worden uw naam, voornaam en e-mailadres bewaard zodra de afspraak door u werd vastgelegd tot het moment van de afspraak zelf.
  • Indien u bent ingeschreven in de consulaire bevolkingsregisters, wordt er nagekeken of er reeds een e-mailadres voor u gekend is en indien niet of niet langer correct, zal het nieuw opgegeven e-mailadres bewaard worden zolang u ingeschreven blijft in de consulaire bevolkingsregisters.

8. RECHT OP INZAGE, OP RECHTZETTING, OP HET UITWISSEN EN OP DE BEPERKING VAN VERWERKINGEN:

A. Recht op inzage:

U hebt het recht uitsluitsel te bekomen of uw persoonsgegevens door de Directie-generaal Consulaire Zaken worden verwerkt, en in bevestigend geval, kan u inzage verkrijgen in:

  • de doeleinden van de gegevensverwerking;
  • de rechtsgrond van de verwerking;
  • de categorieën van verwerkte persoonsgegevens;
  • de categorieën van ontvangers van persoonsgegevens;
  • of persoonsgegevens worden overgedragen aan derde landen en welke de passende waarborgen zijn;
  • de periode van opslag van persoonsgegevens of de hierbij gebruikte criteria;
  • of er sprake is van geautomatiseerde gegevensverwerking.

U kan zich voor deze vragen richten tot de bevoegde diensten. Een specifiek formulier moet worden ingevuld en u zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

B. Recht op rechtzetting:

U hebt het recht de rechtzetting te vragen van onjuiste persoonsgegevens of onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.

Indien u zou vaststellen dat de Directie-generaal Consulaire Zaken onjuiste persoonsgegevens over u verwerkt heeft of dat deze onvolledig zijn, vragen wij u zich in eerste instantie te richten tot de consulaire beroepspost waar u bent ingeschreven, met de vraag onjuiste gegevens recht te zetten of onvolledige gegevens aan te vullen.

Het is mogelijk dat de consulaire beroepspost welke uw dossier beheert, u bijkomende vragen of bewijstukken zal opvragen om uw verzoek te staven.

Indien u nog vragen heeft na contact met de bevoegde diensten, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

C. Recht op uitwissen:

Gezien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het kader van een wettelijke verplichting die aan de Directie-generaal Consulaire Zaken is opgedragen, beschikt u niet over het recht de uitwissing van uw persoonsgegevens te vragen en te verkrijgen.

Indien u vragen heeft met betrekking tot het recht op uitwissing, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

D. Recht op beperking:

Gezien de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het kader van een wettelijke verplichting die aan de Directie-generaal Consulaire Zaken is opgedragen, beschikt u niet over het recht de beperkte verwerking van uw persoonsgegevens te vragen en te verkrijgen.

Indien u vragen heeft met betrekking tot het recht op beperking, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

E. Recht op overdraagbaarheid:

Gezien de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens niet verwerkt op basis van uitvoering van een contract, is het recht op overdraagbaarheid niet van toepassing. Ten gevolge hiervan beschikt u niet over het recht van de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen met het oog deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Indien u vragen heeft met betrekking tot het recht op overdraagbaarheid, kan u zich richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.

F. Recht op bezwaar:

U kan bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor zover de verwerking niet de noodzaak inroept voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag.

De Directie-generaal Consulaire Zaken kan zich hier echter tegen verzetten indien er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van persoonsgegevens in beheer van de Directie-generaal Consulaire Zaken, vragen wij u zich in eerste instantie te richten tot de "DPO" (zie 3. De functionaris voor de gegevensbescherming). U zal worden gevraagd uw identiteit aan te tonen.


9. ANTWOORD EN ANTWOORDTERMIJNEN:

Indien u zich beroept op het recht op inzage, het recht op rechtzetting, het recht op uitwissen, het recht op beperking of het recht op bezwaar ontvangt u binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie over het gevolg dat aan uw verzoek is gegeven. Deze termijn kan met een bijkomende twee maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit van uw verzoek of het aantal lopende verzoeken. U krijgt bericht van een dergelijke verlenging van de antwoordtermijn.

Indien geen gevolg wordt gegeven aan uw verzoek, ontvangt u hiervan bericht voorzien van een motivatie, uiterlijk één maand na ontvangst van uw verzoek. U beschikt dan over de mogelijkheid klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit en beroep in te dienen bij de rechtbank.


10. KLACHT INDIENEN BIJ DE NATIONALE TOEZICHTHOUDENDE AUTORITEIT:

Indien u meent dat de Directie-generaal Consulaire Zaken uw persoonsgegevens niet verwerkt overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Meer informatie hierover kan u terugvinden op de website van de Autoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

E-mail: contact@apd-gba.be

T: +32 2 274 48 00